Le vrai objectif d'un compte-rendu
Un compte-rendu n'a pas pour rôle de prouver que la réunion a eu lieu. Il sert à une seule chose : permettre à quelqu'un, présent ou absent, de savoir en trente secondes ce qui a été décidé et ce qu'il doit faire. Tout ce qui n'aide pas à ça alourdit le document sans le rendre plus utile.
C'est pour ça que les comptes-rendus exhaustifs, qui retracent le déroulé complet de la discussion, finissent presque toujours non lus. Personne n'a le temps de reconstituer une décision à travers trois paragraphes de contexte.
La structure en 4 blocs
Objet
Une ligne. Le sujet de la réunion et la raison pour laquelle elle a eu lieu. Pas de contexte détaillé, juste de quoi situer le document en un coup d'œil.
Décisions
Ce qui a été tranché, sous forme de liste, une ligne par décision. Pas de justification longue : le résultat compte plus que le raisonnement qui y a mené.
Actions
Qui fait quoi, pour quand. Chaque ligne doit contenir un nom et une échéance, sinon ce n'est pas une action, c'est une intention.
Points ouverts
Ce qui reste à trancher. Une liste courte pour ne pas perdre les sujets non résolus, sans avoir à rouvrir tout le débat à la réunion suivante.
La bonne longueur : une page, pas plus
Si ton compte-rendu dépasse une page, c'est presque toujours parce qu'il mélange la décision et son contexte. Sépare les deux mentalement : le contexte a servi à décider, il n'a pas besoin d'être écrit une fois la décision prise. Un compte-rendu d'une page se lit intégralement ; un compte-rendu de trois pages se scanne en diagonale, et ce qui compte finit noyé dans le reste.
Qui doit le recevoir, et qui n'en a pas besoin
Envoie le compte-rendu complet aux personnes qui ont des actions ou qui doivent valider une décision. Pour les autres parties prenantes, une version encore plus courte suffit souvent : juste les décisions, sans le détail des actions qui ne les concernent pas. Envoyer le même document à tout le monde par facilité produit l'effet inverse de celui recherché : les gens concernés se noient dans les lignes qui ne leur sont pas destinées.